Organiser une family day

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Experte en Communication d’entreprises, Création et Evénementiel, l’agence icaunaise CREATIVE COCKTAIL vous fait partager sa connaissance pratique de l’organisation exigeante d’un Family Day.

 Un Family Day est un événement convivial et festif très apprécié des collaborateurs d’une entreprise. C’est l’occasion pour chacun de faire découvrir son univers de travail à sa famille et d’échanger avec les autres salariés et leur conjoint.

 Un Family Day se prépare quatre à six mois à l’avance et se déroule sur une journée. Son organisation nécessite de la part du chef de projet organisateur de la rigueur, de la méthode, du savoir-faire.

Une fois l’objectif précisé, la date et le lieu arrêtés, l’équipe créée les principales étapes d’organisation d’un Family Day sont :

Le choix du thème, le nombre d’adultes et d’enfants, l’établissement de la liste des invités avec la création des invitations et leur envoi par mail, la gestion des réponses,

  • La création du planning avec répartition des missions et réunions d’équipe
  • La recherche des animations et activités,
  • La recherche de structures et de mobiliers,
  • Les besoins techniques son, lumières, électriques
  • La restauration invités, personnel technique et animation,
  • La sécurité des personnes et l’hygiène,
  • La construction d’un budget par catégories et types de dépenses,
  • Le déroulé du Family Day incluant montage, démontage.

Le choix des animations et des activités est essentiel. Pas d’activités à risques, des animations pour tous les âges, à faire en équipe ou seul, avec challenge ou à performance personnelle. De nombreux prestataires avec des offres très variées. Mais de fortes demandes vous priveraient de celles que vous voulez si vous vous y prenez trop tard. Notre agence peut vous aider sur tout ou partie de votre organisation et vous trouver l’animateur général qui boostera votre Family Day.

CREATIVE COCKTAIL conseille de prévoir des réunions d’équipe pour faire le point sur l’avancement de la construction du Family Day. L’équipe doit comporter les collaborateurs pour la préparation et ceux, parfois les mêmes, pour le suivi et la coordination de tous les acteurs intervenant le jour J.  Pour des animations le choix du lieu, les terrains dont dispose l’entreprise sont à privilégier. Quel que soit le lieu, assurez-vous de l’existence de parkings suffisants, des accès et stationnement des prestataires. Il est recommandé de faire un repérage avec les prestataires et le responsable du lieu, de vérifier la capacité électrique et les accès pour leurs véhicules.

Envoyez les invitations numériques trois mois avant le Family Day et indiquez une date limite de réponse avec précision de l’âge des enfants pour adapter les animations. Communiquez en interne avant et après. Prévoyez le photographe et mettez les photos et vidéo en ligne après le Family Day. Faire un sondage par mail pour connaître le degré de satisfaction et le classement des meilleurs animations et organisations et en diffuser le résultat.

Notre agence CREATIVE COCKTAIL a créé une liste de prestations et de services au choix pour vous aider à la réalisation de certaines tâches de cet événement et à le réussir. Demandez-nous un devis.

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